Çalışanların firma hedefleri doğrultusunda motivasyonunu artırmak, ilave eforlarını kullanmalarını sağlamak amacıyla kullanılan en yaygın yöntemlerden biri prim sistemidir. Birçok firma satış departmanlarına hedefe olan başarıları oranında prim vermektedir.

Prim, işin kapsamına göre maaş harici, ek ödeme olarak verilir. Asıl amaç çalışanın amaca daha hızlı ulaşması, hedefleri aşabilecek motivasyona ulaşabilmesi için gereken itici güç olmasıdır. Prim konusunda birkaç ödeme miktarı söz konusu olabilmektedir. Ya hedefe ulaşıldığında söz verilen kesinleşmiş bir rakam ya da başarıya ulaşım miktarı ile orantılı bir rakamda anlaşılır. Ödemeler aylık hedef, çeyreklik hedef veya yıllık hedef üzerinden aynı dönem sonlarında da ödenebilir. Burada çalışan ve işveren arasındaki anlaşma önemlidir, belirli bir standart olmayıp, firma politikaları veya karşılıklı anlaşma ile kurala bağlanabilir.

Prim sisteminin ne zaman, kime uygulanacağı, uygulanmalı mı yoksa uygulanmamalı mı konusu yöneticilerin daima kafasını karıştırmaktadır. Bu durumda doğal olarak nasıl uygulanacağına dair de bir fikir kafalarda oluşamamaktadır.

Prim sistemi uygulamak gerçekten zordur. Öncelikle bunun faydasına inanıyor olmanız gerekmektedir. Uygulanmayan firmalarda patronların prim vermenin faydasına inanmadığından uygulamadığını görüyoruz. B

Daha önce bir prim sistemi kurmuş olan bazı firmalar da zamanla çeşitli sebepler ile kaldırmışlardır. Bu sebepler;

• Çalışana ödenen primlerin çok bulunması
• Prim oran ve kurallarının net olmaması sebebi ile yapılan şikayetlerden yöneticinin bunalması
• Doğru takip edilip ölçülemeyen prim sisteminin adaletsizlik oluşturması
• Satışlar ve kâr beklentisi prim verilmesine rağmen istenen noktaya ulaşamadı ise
• Hak edilen primlerin geç ödenmesi veya hiç ödenmemesi sebebi ile işten ayrılışların başlaması
• Hileli satışlarla prim hesabını lehte değiştirmeye çalışan çalışanlar

Prim sistemi doğru zamanda, doğru kurgu ile, çalışan motivasyon, verimlilik ve bağlılığını, aynı zamanda satış ve kârlılığı rahatlıkla artırır.

İdeal prim sistemi nasıl olmalı?

Prim sistemine geçiş yapmak istediğiniz durumda öncelikle kimlerin prim alacağını belirlemek gerekmektedir. Satış haricinde diğer departmanların da prim sistemine dahil edilmesini birçok uzman gibi ben de doğru bulmuyorum. Çünkü prim satışı ve kârlılığı artırmak için bir ödüllendirme aracıdır. Satış ile alakası olmayan bölümlerin performanslarına göre, ikramiye ödemeleri ile ödüllendirilmeleri daha doğrudur.

Belirli sektörlerde var diye, veya rakibiniz uyguluyor diye prim sistemi uygulamaya kalkmanız tam bir fiyasko olacaktır.

Eğer, pazarınız az yada çok çalışmanıza gerek kalmadan halihazırda büyüyorsa, gelen talebe yetişemiyor, kapasiteniz üzerinde satıyorsanız, rekabet rahatsızlığınız yoksa, kâr marjınız yeterince tatminkâr ise, her sene rakiplerinize göre daha hızlı büyüyorsanız, satışı teşvik edici bir prim sistemine değil, ikramiye sistemine ihtiyacınız var demektir.

Pazarınız rekabetçi, müşteri az, pazarda sürekli pay kapma yarışında iseniz, gelen ürün/satılan ürün oranınız düşükse, kâr marjınız düşükse ve hedefleriniz büyüme yönünde ise prim sistemine mutlaka geçmeniz gerekmektedir.

Sektör %20 büyüyor, siz %20 büyüdünüz ve gelecek sene de %20 büyüme hedefiniz varsa prim sistemi kurmanıza gerek yoktur. Eğer normalde eforsuz elde ettiğinizden daha fazla olmak üzere, %25+ büyüme hedefi koyduysanız kendinize ve ekibinize, biraz fazla efor sarf etmek gerektiğini anlamışsınızdır.  Bu eforu satın almanız gerekecektir.

UNUTMAYIN! SABİT MAAŞ ANCAK KİŞİNİN MESAİSİNİ, PRİM İSE MOTİVASYON VE İLAVE EFORUNU SATIN ALMANIN YOLUDUR!

Prim uygulamasına geçeceğiniz zaman öncelikle reel ve numerik hedeflerinizin belirlenmiş olması gerekmektedir.

Hedef satış ve hedef kârlılık rakamlarınız belirlendiğinde, satış personeliniz bu hedeflere ulaştığında prim sistemi uygulanmalıdır.

Şirket hedefleri çeyreklik, 6 aylık veya yıllık olarak planlanabilmektedir. Şirketler hedeflere dönemsel bakarken, çalışan için asıl olan aydır, gelire aylık olarak bakar. En başarılı ve her iki tarafı da tatmin edici yöntem hem aylık hem de yıllık olarak 2 ayrı hesapla tamamlanan prim sistemidir.

Bu prim uygulamasını yukarıdaki örnek ile anlatmaya devam edelim. 2017 yılında İçanadolu bölgesinde 2 milyon TL ciro ve 400 bin TL brüt kârlılık elde eden satışçınıza 2018 yılı için 3 milyon TL ciro ve 500 bin TL brüt kâr hedefi verdiniz diyelim. Önerdiğim prim sistemi şu; 2018 yılı hedefini başarması için bu satışçınıza her ay sonunda yaptığı satışlar üzerinden % 1 prim verin, aynı zamanda % 2 primi de hesabına kaydedin. Bu satışçı 500 bin TL satış yaptığı ayın sonunda 5000 TL prim alacak ve 10.000 TL primi de açık hesabına yazdıracaktır. Diyelim ki bu satışçı 2018 yılında 2.9 milyon TL ciro ve 400 bin TL brüt kâr üretti. O zaman bütün bir yıl boyunca ay sonlarında aldığı aylık primlerin toplamı 29.000 TL olacaktır. Öte yandan ciro ve kârlılık hedefini tutturamadığı için kumbarasında biriken diğer 58.000 TL tutarındaki yıllık primi alamayacaktır. 

Prim sistemi ile ilgili hedeflenen motivasyon ve hedefi tutturmak için gereken ilave efor ile verimlilik bu sayede sağlanmış, prim sistemi amacını gerçekleştirmiş olacaktır.

Ciro hedefini tutturduğu halde , karlılık hedefini tutturamayan çalışana verilecek prim , sistemin devamlılığı için en büyük tehdit, ve yönetici için büyük bir hatadır. Yine örneğimize geri dönersek 3 milyon TL ciro hedefini yakalayan ama 500bin TL kârlılık hedefinin %80’ını tutturan satışçıya prim verilmemelidir. Prim verilmişse daha önce, bu çalışanları yanlış yollara teşvik edecektir, çünkü genelde satışçılar yıllık hedefini tutturmak (kotasını doldurmak) adına kârsız maliyetine satışlar yapabilmektedirler. Yıllık primi ciro hedefinin yanında mutlaka satış kârlılığına da endekslemezseniz zararlı çıkarsınız. Çalışan için ana primi alabilmek amacıyla yıllık kâr hedefine ulaşmak, yıllık ciro hedefine ulaşmaktan daha önemli olmalıdır. Bu yüzden satışçı yıllık kâr hedefini tutturduysa (yıllık ciro primini tutturmasa bile) yıllık primini verebilirsiniz.

Bir diğer önemli husus da prim tabanlı hedeflerin zor olduğu kadar yakalanabilir de olmasıdır. Bu sayede satıcılarınız dönemin ortasında yakalanamaz diye düşündükleri hedefler nedeni ile çalışmayı bırakmaz, hedefi yakalayacakları inancı ile dönem sonuna kadar motivasyonlarını kaybetmeden çalışmaya devam edebilirler.

Prim sistemi ile çalışılan ekiplerde yıllık taban maaş artışları ise genelde enflasyon oranı baz alınarak yıllık düzenlenir. Maaşta yıl içinde ayrıca bir performans artışı yapılması doğru olmayacaktır. Performans artışını çalışan ortaya koyacağı efor ile kendisi sağlamalıdır.

Prim yüzdesi belirlenirken satışta hedeflediğiniz artış miktarı ile orantılı olmasına dikkat edilmelidir. Siz ne kazanmak istiyorsanız, ödemeniz de ona göre olmalıdır. Prim yüzdeleri her sene hedefe göre değiştirilebilir, ancak sene içinde değiştirilmemelidir. Oyun başladıktan sonra kural değiştirmemeye dikkat edin.

Prim sisteminiz mutlaka yönetici olarak sizin dahi üzerinizde etkili olacak şekilde kurallara bağlı olmalıdır. Kayıtsız şartsız prim verilmek sistemi en başta baltalamak, amacını gerçekleştirmesini engellemektir. Prim hak edişi hedefe ve kurala göre olmalıdır. Prim ödül ise, başarı doğru tanımlanmalı, kriterler doğru belirlenip ölçülmelidir. Satışçılarınız ne kadar ve hangi kârlılıkta satış yaptığında ne kadar prim alacağını kolay hesaplayabilmelidirler.

Prim yüzdeleri ürüne göre, bölgeye göre, kıdem veya satıcıya göre değişkenlik gösterebilir. Herkese her bölgeye aynı primi vermek zorunda değilsiniz. Prim yüzdeleri konusunda tavsiyelerim şunlar;

Kıdemli satışçılarınıza daha fazla prim yüzdesi verebilirsiniz. Bölgeye özel prim yüzdesi belirleyebilirsiniz. Satışlarınızın az olduğu veya rakibinizin elinde bulunan bir bölgeye yapılacak satışlara daha fazla yüzde verebilirsiniz. Her ürüne aynı prim yüzdelerini uygulamak zorunda değilsiniz. Ar-Ge’den yeni çıkan bir ürünün veya ürün gamınıza yeni eklediğiniz bir markanın pazarda tutunmasını sağlamak için farklı prim yüzdesi belirleyebilirsiniz.  Yüksek karlılığa daha fazla prim verebilirsiniz. Hedeflenen brüt karlılıktan daha fazla kar üreten satışçılara daha fazla prim verebilirsiniz.

Önemli olan sizin yüzdeleri ve hedefleri kurallara bağlamanız ve yıl boyu değişmeyen bir tutarlılıkla kuralları uygulamanızdır.

Prim hesabında sadece satış değil, eğer finans departmanınız yeterince güçlü değil ve tahsilat da satışın görevleri arasındaysa, tahsilattan da prim verebilirsiniz. Hedefini tutturan ve başarılı şekilde tahsilatla bitirenlere prim iki parça olarak da hesaplanıp ödenebilir.

Prim sistemine geçtikten sonra sizi zorlayacak konulardan biri de komisyon yüzdelerin çalışanlar lehine sürekli iyileştirilmesi talebi olacaktır. Örneğin; prim oranlarının daha yüksek olması veya ay sonunda ödenen primin oranının daha çok olması veya yılsonu priminin karlılık hedefine endekslenmemesi veya karlılık hedefinin yılın son çeyreğinde tekrar revize edilmesi gibi. Bu gibi tavizler prim sisteminizden elde edeceğiniz verimi düşürecek, satışçılarınızı da tembelleştirecektir.

Prim vermenin mantığı çalışanların firma hedeflerine katkıda bulunmaları ve firma karlılığından çalışanları nemalandırmaktır. Ama günümüzde prim sistemi olan birçok firma karlı olmamasına rağmen çalışanlarına prim vermektedir. Prim sistemi gelir getirici bir uygulama değil, masraf merkezi olmuştur. Çünkü ya prim sistemi başta iyi kurgulanmamıştır, ya da daha sonra deforme edilmiştir.

Not: Diğer yazılarımı da okumayı, beğenmeyi, abone olmayı ve yorum yapmayı unutmayın.

Kaynaklar: Murat Saylan’ın prim konulu yazısından esinlenilmiştir.