Performans Değerlendirmenin Önemi ve Amacı

Çalışanın korkulu rüyası, planlı büyümek isteyen işverenin ise takıntısı ancak nasıl yapacağını bilemediği bir konudur; “Performans Değerlendirme”…

Büyüklü küçüklü birçok firmanın büyük bir hevesle çıktığı bu yola, sonraları hayal kırıklığı veya bunalmış bir şekilde vazgeçtiğini duyarsınız. Hatta bu deneyimi yaşamış firmalardan fikir almak isterseniz, size bir hezimetin hikayesini yazabilirler.

Aslında olayın özeti şudur; firmalar neden ve nasıl performans ölçümü yapacaklarını bilemedikleri durumda sonu gelmez senaryo ve fantezilerin içinde boğulurlar. Vazgeçmelerinin temel nedeni, kulağa çok hoş gelmesine rağmen asla ölçemeyecekleri veya işine yaramadığı halde merak ettikleri için kriterler ortaya koymaları, başarısızlığın ardından da tüm performans ölçümü prosedürünün kendilerine lüks olduğunu düşünmelerindendir.

Peki Performans neden ölçülür, kime ne yararı vardır, nasıl ölçülür?

En temel sorular aslında yukarıdakilerdir. Bu 3 soruya en doğru ve samimi cevabı verebildiğinizde çalışmalara hazırsınızdır.

Performans Neden Ölçülür?

Sorusuna aslında “Neden Ölçülmez?” sorusunu da eklemekte fayda vardır. 😊 Çünkü maalesef performans ölçümü konusunu işçisini tazminatsız atabilmek için ileride kullanmak amacıyla dahi uygulamaya çalışan dar kafalı patronları gördük. Performans, çalışanın kafasında Demokles’in Kılıcı gibi tehdit edebilmek için bir araç olmak üzere ölçülmez. Performans süslü sayılar ortaya çıkarmak için ölçülmez.  Performans ölçümü sizi aya çıkaracak sanmayın, durup dururken çıkarmaz.

Performans ölçümü aslında firmanızı ve firmanızın etkinlik gücünü ortaya koymak, ölçerek gücünüzün neye yettiğini anlamanız için gereklidir. Bu sayede kurumsal planlama yapabilmenizin önünü açacak net veriler ortaya koyabilirsiniz.

Performans değerlendirmenin genel amacı kurumsal planlamadır

Ölçümlerin doğru olabilmesi için mutlaka kayıtlarınızın doğru, güncel ve tutarlı olması gereklidir. CRM ve ERP programları gerekli modülleri içerebilmektedir. Firmanızın proseslerine (Proseslerinizin bir tablo olarak akış diyagramına dökülmesi için örneklemeler isterseniz ayrıca iletişime geçiniz lütfen) göre bir CRM veya CRM içeren ERP ile işe başlamanız performans ölçümü için en önemli kriterdir.

Kayıtlarınız mükemmel, arama, ziyaret, teklif, görüşme, satış notlarınız mükemmel… Sıra etkinliğinizin ne kadar olduğunu anlamaya geldi ise…

İlk yapmanız gereken sizin proseslerinizi etkileyen etkenler nelerdir tespit edilmesidir. Bu sayede ne ölçeceğinizi belirlemiş olursunuz. Üretim veya satış firması veya hizmet firması olmanıza göre bu kriterler değişecektir. Burada satış odaklı bir firma üzerinden örneklendirme yapacağım. Satış odaklı bir firmada satış personelinin faaliyetleri aşağıdaki gibidir.

  • Telefon aramaları
  • Ziyaretler
  • Teklifler
  • Satışlar
  • İadeler

Bu kriterler kayıt altına alınabildiğinde,

  • Telefon aramalarından Ziyarete dönenlerin oranı, ikna veya telefon pazarlamanızın gücünü veya telefon konuşma scriptlerinizin etkinliğini ölçmede bir kriter olarak kullanılabilir
  • Ziyaretlerin Teklife dönüş oranı, satış ekiplerinizin yüz yüze satış ve pazarlamada başarısını, çözümlerinizin tercih edilebilirliğini gösterecektir.
  • Tekliflerin satışa dönme oranı, fiyat politikanızın başarısı, satış personelinizin satış başarı oranı, satış etkinliğiniz gibi konularda size ölçülebilir değerler verecektir.
  • Satışlarınızın iade oranı ise, hatalı satış, hatalı teklif, yanlış promosyon, satıcı hataları, ürün hataları, üretim hataları gibi birçok konuda size fikir verecektir.

Burada anlatmaya çalıştığım sadece birkaç hesaplama örneği olup, size hangi kriterleri ölçmeniz gerektiği gibi detaylı bir konuya girmiyorum.

Hesaplamalar doğru ölçülür ve doğru okunursa asıl amacın prosesler için etkinlik ölçümü olduğu unutulmadan, düzeltici, önleyici veya geliştirici faaliyetler ile her bir prosesin iyileştirmesi yolunda önemli bir adım atılmış olur.

Öncelikle firma bazında hangi noktamızın zayıf olduğu, hangi faaliyeti yeterince veya etkin yerine getiremediğimiz, nerelerde güçlü olduğumuz ortaya çıkar ve düzeltici faaliyetler veya gerekli destek ve değişiklikler ile zafiyetlerimizi giderir, döngüleri iyileştirebiliriz.

Bu mevcut kapasite ve personel ile ve mevcut performans ile yapılabilecek olandır. Fakat çözümü derinleştirdiğimizde, firma çapındaki planlama ve düzeltmeden sonra çalışan bazında da düzeltme ve geliştirme sağlanmalıdır ki, etkinlik ve firma gelişimi artarak devam etsin.

Firma içinde bilgi akışı önemli olmakla birlikte bu konudaki sonuç bilgilerinin tamamının çalışanlarla paylaşılması gerekli değildir. Çünkü yönetimin amacı potansiyeli ve yetenekleri değerlendirmek, varsa boşluğun nerede olduğunu anlayarak düzeltmektir. Çalışan ile paylaşılacak bilgi sadece yetenek planlama, düzeltici faaliyetler, proses düzenlemeleri gibi kendisini doğrudan etkileyecek hususlarda olacaktır. Bu sayede proses iyileştirmede, çalışan gelişimi de sağlanmış olacaktır.

Çalışanlar ile performans değerlendirmeleri toplu olarak değil, birebir yapmanız en verimli olanıdır. Kısa aralıklar ile düzenlediğinizde, çalışan kendisinde değişiklik olup olmadığını daha rahat görebilecek, siz de motivasyonu en üst düzeyde tutabileceksiniz.

Planlanan davranışlar ve elde edilen sonuçlar konusunda sık geri bildirimler alabilirsiniz. Çalışanlara nasıl iyileştirme yapılabileceği konusunda fikirleri sorulursa, farkında olmadan her çalışan bir değişim koçu olabilir. Ayrıca bire bir toplantılar çalışan ve yönetici arasında daha derin bir profesyonel ilişki yaratmak için fırsat sunar. Deneyimli yöneticiler bilir; daha güçlü ilişkiler daha etkili takımlar demektir.

Performans değerlendirmelerinde en temel veri çalışan geri bildirimleridir. Geri bildirim yapabilmek dahi bir yetenek işidir. Kötü ve yetersiz yapılan bir geri bildirim verimsiz olur, sonuçları çalışanlar üzerinde olumsuz etkiler yaratabilir. Çalışanlar doğru ve sürekli geri bildirim verebilecek şekilde eğitilmelidir.

Dürüst olmak gerekirse yıllık planlama geçmişte kalan bir şey. İş dünyasında artık her şey çok hızlı gelişim gösteriyor. Şirketler on iki aylık süreç içinde çok hızlı plan değiştiriyorlar. Uzun vade hedeflerini çeyrek dönem olarak belirlemek değişen iş durumlarına cevap verebilmek için çok iyi bir denge sağlıyor. Çeyrek dönem hedef uygulamak performans değerlendirme sürecindeki hedef belirleme yükünü ortadan kaldırır.

Doğru performans değerlendirme kriterleri (KPI) ortaya koyup, düzenli olarak takibi sağlandığında, çalışanlar için avantajlar yanında dezavantajlar da ortaya çıkar.

Öncelikle değerlendirme sonucu performansı düşük personel açığa çıkar, gelişme sağlayamayanlar ve verimsiz çalışanlar çok hızlı şekilde tespit edilebilir.

Değerlendirmelerde yüksek performans gösteren çalışanların üst kademelere yönlendirilmesi ile alt pozisyonlarda boşluklar, hatta personel alınsa dahi yetenek boşlukları oluşabilir.

Değerlendirmede yüksek performans gösterenlerin her durumda bir üst pozisyona yönlendirilmesi olumlu ve başarılı sonuçlar veremeyebilir. Saha performansı yüksek olan bir satıcının, daha masa başı bir işte motivasyon kaybı yaşayarak yöneticilik görevinde başarısız olması sık karşılaşılabilen bir durumdur. Veya tersi durumda, saha da çok etkin olmayan ama raporlama ve analiz kabiliyeti olan personel, bir üst düzey yöneticilikte çok başarılı olabilir. Başarıların ödüllendirilmelerinde başarı tipi ve ödülün uyumluluğuna çok dikkat etmek gerekir. Satış başarılarının ödülü prim olurken, analiz ve değerlendirme ve liderlik yetenekleri yöneticilikle ödüllendirildiğinde mükemmel eşleşme sağlanabilir. Pozisyon yükseltmelerde dikkatli olmak ve kişinin yüksek performansının hangi noktada olduğunu tespit ederek uygun gelişim sağlamak çok önemlidir. Değerlendirme her ne kadar ölçülebilir nesnel değerler ile başlasa da kişilik gelişim ölçümü için bazı öznel değerler de kullanılmalıdır.

  • Kişisel özellikler ve kendini geliştirme
  • İletişim ve kişisel ilişkiler
  • Bilgi yönetimi ve detay odaklılık
  • Esneklik ve performans sürekliliği
  • İş sorumluluğu ve karar verebilme
  • Çapraz fonksiyonlar ve çoklu iş yönetim kabiliyeti
  • Sonuç odaklılık
  • Yenilikçilik ve yaratıcılık

Tüm bu temel faktörlerin yanına departmana göre, yapılan işe göre, farklı ek faktörler de eklenerek değerlendirmeler çeşitlendirilebilir. Örneğin, üretim işi yapan bir firma için teknik kurallara ve iş güvenliği kurallarına uyma bir kriter olarak değerlendirmeye dahil edilebilir.

Değerlendirme görüşmelerini İK yöneticisi ve bir üst amir veya Genel Müdür ve bir üst amir çalışan ile birebir görüşerek gerçekleştirmelidir. Görüşmeler mutlaka form haline getirilmeli, sonuçlar ve görüşme notları kayıt altına alınarak sonraki süreçlerde değerlendirme ve gelişim takibi için kullanılmalıdır.

Formdaki sorular ve konular tüm ekibe uygulanabilir veya en azından departmanlar için özelleşse dahi aynı departmanda herkese uygulanabilir olmalıdır.

Performans değerlendirme sisteminin firmaya sağladığı faydaları şöyle sıralayabiliriz:
· Ücret artışları ve başarı primleri ile motivasyonu artırır.
· Bireyin kariyer gelişimini sağlar.
· Yönetsel güç kazandırır.
· Çalışma ortamında barış yaratır.
· Çalışanları firmaya bağlar.
· Başarılı insanların sisteme katılımını sağlar.

Not: Diğer yazılarımı da okumayı, beğenmeyi ve yorum yapmayı unutmayın.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s