Bu hafta takip ettiğim bir sosyal medya hesabında bir paylaşım gördüm. Çok doğru bir noktaya değinmiş. Bu sebeple hem paylaşmak hem de birkaç ekleme yapmak istedim.

Eş zamanlı yürütülen iş adedi	Proje başına ayrılan zaman yüzdesi	Konu değişiminden kaynaklanan kayıp zaman
1	%100	%0
2	%40	%20
3	%20	%40
4	%10	%60
5	%5	%75

Halihazırda çalıştığım güvenlik sektörü üzerinden anlatmak, gördüklerimi paylaşmak istiyorum.

Gördüğüm yazı kişinin üstlendiği proje sayısının artması sebebi ile her bir projeye ayırabildiği sürenin ters orantılı olarak azalırken, projeden projeye geçişlerde verimsizleşen ve kaybolan sürenin proje adedine göre ivmeli olarak arttığını gösteren bir tabloydu.

Yani kısaca ne kadar fazla iş üstlenirseniz, o kadar verimsizleşir, her bir iş için gereken emek ve zamanı ayıramadığınız için de işiniz başarısız olur.

Proje harici aynı durum görev ve yükümlülüklerde de geçerli.

Bazen bir firmanın satış temsilcisi ile konuştuğumda, yöneticilerinin 70-80 müşteriden kendisini sorumlu kıldıklarını, ilave personel almamak için tüm yükün bir kişi tarafından taşınmasını beklediklerini görüyorum.

Bu durumda müşteri temsilcisi müşterilerine gereken zamanı ayıramayacağı için, o müşterinin isteklerini, ihtiyaçlarını kaçıracak, ancak kendisine bir talep gelirse yoğun programında zamanında ve belki de isteğe tam uymayan bir cevapla döneceği için talebi karşılayamayacaktır.

Bazen yöneticiler olarak satış personellerine müşterilerini yeterince takip etmedikleri için kızarken, onlara gereğinden fazla yük yükleyerek onları verimsizliğe itenin biz olduğumuzu düşünmeyiz. Firmanın ekonomik zorluğu, kadrosuzluk gibi sebepler ile daha fazla yüklediğimizde “O iş bir şekilde yapılır” diye düşünüyoruz ya! Hayır, aslında yapabileceği işler de bir şekilde yapılamaz hale gelir sadece…

Bu durum yöneticiler için de geçerlidir. İş delegasyonu yönetimin başarısı için en önemli kriterdir. Bazen satıcılar gibi, yöneticiler ile muhabbet ettiğimde de aynı serzenişleri duyuyorum.

“İşler çok yoğun… Eleman alımı ile ben uğraşıyorum. İthalat bende, satış bende, binanın su tesisatı arızalanmış, ona bile ben bakmak zorunda kalıyorum…” gibi uzayan bir şikayetler listesi… Bu şikayetlerin dile getirilmesi için ise mutlaka ortada sizinle alakalı bir veya birkaç işin aksadığı bir durum vardır. Karşı taraf “Ben ne yapabilirim, benim adım Hıdır, elimden gelen budur!” mazeretine sığınmak için anlatıyordur bunları.

Her iki durumda da aslında başarısız yönetim ortaya koyan çalışan değil, yönetendir. İş hayatımız o kadar yanlış kodlamalar ile dolu ki, hangisini anlatayım size. İş anlayışımız tecrübeler ile değil, “sanrılar” ile dolu.

Bir firmadan satışta başarılı diye birini yönetici yapar veya kendi bünyenize katarsanız, bir süre sonra “genel olarak” başarısız bir performans ortaya koyduklarını, her işle kendisi uğraşmaya çalıştığını gördüğünüz anda anlayabilirsiniz. Hele bir de işlerin yetişmemesini, yönetiminde birçok kimse olmasına rağmen, kimseye güvenemediği için kendisi yapmaya çalıştığını dillendirdi ise, o zaman kişi o pozisyon için uygun olmadığını da ortaya koymuş olur. Her ne kadar kendisi kabul etmese de….

Geçmiş iş hayatlarında o kadar iş başarılarından bahsederler ki… Ama sizle ilgili küçük bir iş için bile 3-4 toplantı yaptığınızda, her toplantıda hiç bir adım ilerlemediğinizi gördüğünüzde, hatta her seferinde sanki ilk defa tartışıyormuşsunuz gibi tüm konu sil başa alındığında… Orada sadece bir “KOLON” vardır, yönetici yoktur.

Bu insanların o pozisyonda olması veya oraya ait olduğunun düşünülmesi yanlış bir kodlamadır.

Peki buna rağmen firma sahipleri neden bu tip insanları işe alırlar?

Ne kadar büyük firmalarda geçmişi olduğu, ne kadar pozisyonunda gürültü çıkardığı, ne kadar sesini yükselttiği veya hızlı bir verimsizlik içinde debelendiğinin önemi olmaksızın bu kişiler çoğu zaman üst yönetimin emirlerini yerine getirmesi için alınırlar. Veya verimsiz oldukları ortaya çıktığında mevcut pozisyonu sadece itaatkar olmaları ile korurlar.

Sözde iş konusunda havadan uçar, ama işi sadece yönetimin emirlerini yerine getirmektir. “Evet ve peki”den başka fikir veya görüş ortaya koyamazlar. Tersini iddia etmeleri sadece nefislerine yediremedikleri içindir genelde… O başka konu…

Bu tip iş yerlerinde yöneticinin başarılı olabilmesi için tüm konuları kendisinin takip etmesi değil, altında çalışanlara becerilerine göre dağıtmaları, sadece sonuçlarını takip ederek, mentorluk vermesi daha uygun olacaktır. Bunun için önce çalışanına ve yeteneğine güvenmek gerekir. Sonra ise eksik kaldığı konularda onların gelişimine katkı sağlarsanız, iş yükünüzü alabilecek bir ekip olma yoluna girersiniz.

Tablodaki veriler çok ilginç… Bir yöneticiniz hem satış, hem eleman alımı, hem depo, hem o hem bu ile ilgileniyorsa zamanının %75’ini verimsiz kullanıyordur. Sizce tedbir alınması gereken bir kayıp değil mi?